Oswiadczenie o ochronie prywatnosci

Oświadczenie firmy Staples o ochronie prywatności

 

1. Wprowadzenie

Gdy klient korzysta z witryny internetowej www.staplesadvantage.pl, firma Staples Business Advantage Poland przetwarza dane osobowe. Firma korzysta z danych osobowych klienta w sposób zgodny z prawem i odpowiedzialny, na podstawie obowiązujących przepisów i uregulowań dotyczących prywatności.

W niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności, opisano firmę Staples Business Advantage Poland, sposób i cele, w jakich przetwarzane są dane osobowe klientów w firmie Staples Business Advantage Poland, sposób korzystania z praw ochrony prywatności przez klientów i pozostałe informacje istotne dla klienta.

Firma Staples Business Advantage Poland podjęła wszelkie działania, by przekazać klientowi wszelkie informacje w jasnym i czytelnym formacie. Jednakże, jeśli klient ma pytania dotyczące korzystania z jego danych osobowych przez firmę po zapoznaniu się z niniejszym Oświadczeniem o ochronie prywatności, klient może skontaktować się z firmą, korzystając z danych kontaktowych podanych poniżej.

Informacje o sposobie, w jaki firma Staples Business Advantage Poland korzysta z plików cookie i podobnych technologii, podano w Oświadczeniu dotyczącym plików cookie.

Chcemy również zwrócić uwagę na fakt, że naszym celem jest ciągły rozwój i doskonalenie Staples Business Advantage Poland. Jeśli proces taki wprowadzi zmiany do sposobu przetwarzania danych osobowych, zostanie to odzwierciedlone w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności. Zaleca się regularne przeglądanie Oświadczenia o ochronie prywatności pod kątem wprowadzonych zmian. W dolnej części niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności podano datę ostatniej zmiany niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.

2. Kim jesteśmy?

Staples Business Advantage Poland to administrator danych osobowych w związku z działalnością Staples Business Advantage Poland w Polsce. Dane kontaktowe firmy: ul. Bysewska 18, 80-298 Gdańsk. Aby skontaktować się z firmą Staples Business Advantage Poland, należy skorzystać z danych kontaktowych podanych w dolnej części niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.

Inspektor danych osobowych: Rafał Jaczyński. Kontakt z IOD: privacy@staples-solutions.com.

3. W jakich celach firma Staples Business Advantage Poland przetwarza dane osobowe klientów?

Firma Staples Business Advantage Poland przetwarza dane osobowe klientów w następujących celach:

Zarządzanie zamówieniami i realizacja umów – firma przetwarza dane osobowe klienta w celu przygotowania, odebrania i wykonania umów zakupu, wedle uzgodnień.

Czynności back office – firma przetwarza dane osobowe klienta na potrzeby administracyjne oraz w związku z działalnością finansową, obejmującą raportowanie oraz zarządzanie i przetwarzanie faktur i obsługę płatności.

Komunikacja, marketing and program lojalnościowy – firma przetwarza dane osobowe klienta na potrzeby obsługi i wsparcia klienta, zarządzania relacjami z klientami, prowadzenia działalności marketingowej, przedstawiania ofert (spersonalizowanych), włączania klienta do programu lojalnościowego i/lub przekazywania i udostępniania informacji o usługach firmy.

Cele prawne – firma przetwarza dane osobowe klienta w celu identyfikacji, walki z oszustwami, przeprowadzania kontroli, uruchamiania działań prawnych, zapewnienia bezpieczeństwa w firmie i wykonywania obowiązków prawnych.

Potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji o sposobie przetwarzania danych osobowych klienta? [otwórz drugą warstwę]

Zarządzanie zamówieniami i realizacja umów

·       Po złożeniu zamówienia w firmie Staples Business Advantage Poland, firma Staples Business Advantage Poland jest zobowiązana gromadzić i przetwarzać dane osobowe klienta w celu wykonania i dostawy zamówienia, a także informowania klienta o stanie dostawy oraz, w razie potrzeby, zarządzania zwrotami. W tym celu, żąda się danych kontaktowych od klienta i/lub jego firmy, w zależności od zamówienia.

Firma Staples Business Advantage Poland może przekazywać dane osobowe klienta stronom trzecim w celu zapewnienia dostawy złożonego zamówienia. Dane osobowe klienta mogą być udostępniane firmom kurierskim w celu doręczenia właściwej przesyłki lub odebrania zwrotu.

W przypadku zamówienia opartego na płatności elektronicznej, zamówienie klienta może być przetwarzane przez dostawcę usług płatniczych. W takim wypadku, dostawca usług płatniczych odpowiada za przetwarzanie płatności klienta.

Podstawa prawna: Wykonanie umowy

Czynności back office

·       Obsługa faktur i płatności – po złożeniu zamówienia i rozpoczęciu lub zakończeniu dostawy, Staples Business Advantage Poland przesyła fakturę na należną kwotę. Business Advantage Poland przetwarza również dane osobowe w celu monitorowania zaległości od klientów z otwartymi lub nieuregulowanymi fakturami. Klienci posiadający nieuregulowane faktury są uwzględniani w procesie monitowania i otrzymują regularne monity. W tym celu, przetwarzane są dane osobowe, takie jak dane kontaktowe, dane zamówienia i dane firmy.

Podstawa prawna: Prawnie uzasadnione interesy

Komunikacja, marketing i program lojalnościowy

·       Zarządzanie relacjami z klientami – Business Advantage Poland ceni relacje z klientami, tym samym, dokłada wszelkich starań, aby dane osobowe klientów były dokładne i aktualne. Zarządzanie relacjami z klientami obejmuje tworzenie kontaktu i rejestrację konta klienta jako klienta Business Advantage Poland. Obejmuje ono również ułatwianie współdzielenia danych kontaktowych klienta w firmie Business Advantage Poland w celu sporządzania propozycji zamówień i wysyłania faktur do właściwego klienta. W tym celu, firma gromadzi dane kontaktowe klientów.

Podstawa prawna: Wykonanie umowy, prawnie uzasadnione interesy

·       Obsługa i wsparcie klienta – Firma Staples Business Advantage Poland pragnie pomagać klientom tak szybko, jak to możliwe, natychmiast po kontakcie z prośbą o wsparcie lub w chwili złożenia reklamacji. W tym celu, firma musi przetwarzać dane osobowe klienta w formie sporządzanych notatek i zarejestrowanych czatów i rozmów telefonicznych między klientem a przedstawicielami firmy. Firma korzysta z tych informacji nie tylko, by usprawnić rozwiązywanie problemów klientów, lecz również w celu analizowania i poprawy usług. W tym celu, firma gromadzi dane kontaktowe klienta, wraz z reklamacją. W wybranych przypadkach, zasadnicza treść reklamacji klienta może być przechowywana wyłącznie na potrzeby instruktażowe.

Jeśli produkt nabyty od firmy Business Advantage Poland jest wadliwy lub klient jest niezadowolony, firma może zatrudnić strony trzecie do przeprowadzenia napraw lub obsługi pozostałych zapytań serwisowych. Zapytania serwisowe otrzymywane przez Business Advantage Poland mogą być obsługiwane przez dostawców firmy, a dane osobowe udostępniane tym stronom ograniczają się do ściśle niezbędnych danych osobowych.

Podstawa prawna: Wykonanie umowy

·       Oferty marketingowo-promocyjne – Czy jesteś już klientem firmy Business Advantage Poland lub zaznaczyłeś, że chcesz otrzymywać nasze oferty promocyjne? Dotychczasowi klienci mogą zostać wpisani na listę wysyłkową w celu otrzymywania katalogów, ulotek i/lub broszur w formie drukowanej lub cyfrowej. Aby otrzymywać takie oferty, firma przetwarza dane kontaktowe klienta i dane spółki.

Podstawa prawna: Zgoda, prawnie uzasadnione interesy

·       Udział w programie lojalnościowym – firma Staples Business Advantage Poland może również przetwarzać dane osobowe klienta, jeśli klient wskaże, że pragnie uczestniczyć w programie lojalnościowym Business Advantage Poland, by otrzymywać spersonalizowane oferty i udzielać uwag w ramach ankiet badania zadowolenia i/lub zainteresowania klienta. W tym celu, Business Advantage Poland gromadzi dane kontaktowe klienta oraz dane konta.

Podstawa prawna: Zgoda

Cele prawne

·       Dane klienta mogą być konieczne do zbadania, zapobiegania i rozwiązywania przypadków oszustw. Firma może być również zobowiązana, by przekazać dane osobowe klienta organom publicznym (na przykład policji lub urzędowi skarbowemu), gdy będą tego wymagały obowiązki prawne nałożone na firmę.

Jeśli klient odmówi uregulowania zaległych faktur, firma Business Advantage Poland może przekazać dane kontaktowe klienta radcy prawnemu, by podjąć niezbędne działania prawne mające na celu zapewnienie zapłaty.

Podstawa prawna: Obowiązek prawny

[zamknij drugą warstwę]

4. Jakie dane osobowe klienta są gromadzone?

Gdy klient korzysta z usług Staples Business Advantage Poland, firma gromadzi kilka kategorii danych osobowych:

  • Dane kontaktowe (nazwa/nazwisko, adres (w tym miasto i kod pocztowy), miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer telefaksu itd.)
  • Dane spółki (adres, number wpisu do rejestru przedsiębiorców, NIP itd.)
  • Dane konta (nazwa użytkownika, hasło, identyfikator klienta itd.);
  • Dane zamówienia (data i pozycja zakupu, stan zamówienia, kwota zamówienia, cena zamówienia, dane płatnicze, dane finansowe itd.)
  • Dane marketingowe i korespondencyjne (czy klient wyraził zgodę na marketing bezpośredni, tworzenie list wysyłkowych, dane mediów społecznościowych, dane geograficzne, wysyłanie ofert promocyjnych itd.)
  • Dane o uczestnictwie (czy klient uczestniczy w promocjach lub programach lojalnościowych)
  • Dane obsługi klienta (kontakt z działem obsługi klienta lub korespondencja w formie tradycyjnej i/lub cyfrowej)
  • Dane sieci WWW (pliki cookie itd.)

[otwórz drugą warstwę]

Firma Staples Business Advantage Poland gromadzi następujące dane osobowe bezpośrednio uzyskiwane od klientów:

·       Dane osobowe udostępniane przez klienta podczas tworzenia konta i/lub inne dane udostępnione podczas korzystania ze środowiska Staples Business Advantage (dane kontaktowe, dane spółki)

·       Dane osobowe udostępniane przez klienta podczas zamawiania produktu lub usługi przez Staples (dane zamówienia)

·       Dane osobowe przekazywane nam drogą korespondencyjną, w formie uwag, kontaktu z działem obsługi klienta i podczas procesu rozwiązywania sporów (dane kontaktowe i pozostałe dane przekazywane przez klienta do Staples Business Advantage Poland )

·       Dane dotyczące sposobu, w jaki klient korzysta z witryny internetowej poprzez pliki cookie (analityka) i dane o sposobie przeglądania sieci.

Firma Staples Business Advantage Poland gromadzi następujące dane osobowe klienta uzyskiwane z innych źródeł:

·       Dane kontaktowe i dane firmowe udostępnione przez klienta stronom trzecim

·       Dane konta udostępnione przez klienta stronom trzecim

[zamknij drugą warstwę]

5. Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych klienta?

Celem zapewnienia zgodności z przepisami prawa, każde przetwarzanie danych osobowych musi opierać się na tak zwanej  „podstawie prawnej” wymienionej w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych. Dane osobowe powiązane ze Staples Business Advantage Poland są przetwarzane w oparciu o cztery podstawy;

(1) w celu wykonania umowy (usługowej) z klientem; lub

(2) w celu wykonania obowiązku prawnego; lub

(3) na potrzeby prawnie uzasadnionych interesów firmy; lub

(4) na podstawie zgody klienta.

[otwórz drugą warstwę]

Wykonanie umowy

Dane osobowe klienta są wykorzystywane do przetwarzania niezbędnego do wykonania umowy usługowej z klientem. Bez tych danych, firma nie byłaby w stanie wypełnić swojej części umowy. Przetwarzanie zamówień i zgłoszeń serwisowych jest objęte tą podstawą prawną.

Obowiązek prawny

Firma Staples Business Advantage Poland jest prawnie zobowiązana, by przetwarzać dane osobowe klienta w celu wykonania obowiązków podatkowych i innych obowiązków prawnych.

Prawnie uzasadnione interesy

Dane osobowe klienta są wykorzystywane w celu prawnie uzasadnionych interesów firmy Staples Business Advantage Poland.

·       w celu utrzymania trwalej relacji z klientem oraz oferowania produktów i usług (np. marketing bezpośredni).

·       w cellu wykrywania oszustw i prób naruszeń bezpieczeństwa na naszej witrynie internetowej.

·       w celu obrony firmy w ramach postępowań prawnych.

·       w celu poprawy skuteczności naszych usług w ramach analizy statystycznej

Dane osobowe mogą być wykorzystywane w formie osobistej, pod pseudonimem, by zrozumieć sposób, w jaki firma może opracować i poprawić usługę, jak również do celów sprawozdawczych, ogólnych celów statystycznych i celów analitycznych. Gdy wymagają tego okoliczności, firma może przetwarzać dane osobowe w celu wyjaśnienia przypadków oszustw i wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa. Przetwarzanie danych osobowych w tych celach służy prawnie uzasadnionym interesom firmy.

Zgoda

W przypadkach, gdy poprzednie trzy podstawy prawne nie mają zastosowania, firma przetwarza dane za wyraźną zgodą klienta.

Klient ma zawsze prawo wycofać udzieloną zgodę. Szczegółowe informacje podano pod nagłówkiem „Czy można w terminie późniejszym wycofać udzieloną zgodę”.

[zamknij drugą warstwę]

6. Komu przekazywane są dane osobowe klienta?

Firma Staples Business Advantage Poland może przekazywać dane osobowe klienta stronom trzecim, zgodnie z niniejszym Oświadczeniem o ochronie prywatności i w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Bez zgody klienta, firma nie przekazuje danych osobowych klienta odbiorcom do ich własnych celów marketingowych.

Następujące kategorie odbiorców mogą otrzymać dane osobowe klienta:

Działy wewnętrzne i spółki Grupy

Firma Staples Business Advantage Poland może udostępniać dane osobowe wewnątrz firmy, innym działom (np. Dział Wierzytelności) i innym podmiotom Staples Solutions w celu przekazywania klientowi informacji, dostarczania produktów i/lub świadczenia usług (takich jak rejestracja i wsparcie klienta), rozwoju nowych produktów, witryn internetowych, aplikacji, usług, promocji i komunikacji, a także w celu blokowania, śledzenia i badania możliwych działań nielegalnych, przypadków naruszenia polityki firmy, oszustw i/lub naruszenia bezpieczeństwa danych firmy.

Organy
Firma Staples Business Advantage Poland może przekazywać dane osobowe klienta organom nadzorczym, takim jak administracja skarbowa i celna, policja i inne organy ustawowe. Dane osobowe klienta są przekazywane:

·       W celu wykonania obowiązku ustawowego lub nakazu sądu; lub

·       Jeśli jest to konieczne, by zapobiec przestępstwom, śledzić je lub wnieść oskarżenie w wyniku ich popełnienia; lub

·       Jeśli jest to konieczne, by wyegzekwować politykę firmy lub chronić prawa i wolności innych osób.

Przedsiębiorstwa świadczące usługi dla biznesu (przetwarzający dane)

Firma Staples Business Advantage Poland korzysta z usług przedsiębiorstw świadczących usługi dla biznesu, które udzielają firmie pomocy przy prowadzeniu jej działalności. Organizacje te działają wyłącznie na polecenie firmy i są zobowiązane na mocy umowy, by nie wykorzystywać danych klienta do celów własnych.

Dostawcy usług płatniczych

Zakupując usługę/produkt, klient otrzymuje również wniosek o podanie danych płatniczych. Takie dane osobowe mogą być gromadzone i przetwarzane bezpośrednio przez dostawcę usług płatniczych. Dostawca taki odpowiada za przetwarzanie danych płatniczych klienta w ramach ograniczeń nałożonych przez prawo.

Pozostałe

W określonych sytuacjach, firma Staples Business Advantage Poland może przekazywać dane osobowe klienta stronom trzecim. Są to w szczególności strony trzecie należące do Grupy Staples lub strony, które wejdą w skład Grupy Staples i/lub jej następcy prawnego w wyniku restrukturyzacji, połączenia lub nabycia. 

7. Czy dane osobowe klienta są przekazywane poza terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego?   

Dane osobowe klienta nie są przekazywane poza terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

8. W jaki sposób przechowywane są dane osobowe klienta?

Dane osobowe klienta zostaną usunięte lub zanonimizowane, gdy takie dane osobowe klienta nie będą już niezbędne do celów opisanych w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności.

Występują przypadki, gdy określone elementy danych osobowych klienta są przechowywane przez dłuższy okres czasu ze względu na obowiązki prawne określone przez instytucje publiczne. Firma Staples Business Advantage Poland może również przechowywać elementy danych osobowych klienta na potrzeby prawnie uzasadnionych interesów, takich jak wykrywanie oszustw, obsługa ewentualnych sporów lub ułatwianie zawierania ustaleń umownych ze stronami trzecimi, takimi jak dostawcy.

9. Jak klient może wykonać swoje prawa dotyczące prywatności (prawa osoby, której dane dotyczą)?

Klient może w każdej chwili zażądać dostępu, sprostowania lub usunięcia danych osobowych klienta lub może odmówić zgody na marketing bezpośredni i profilowanie. Ponadto, klient może również dysponować prawem ograniczenia przetwarzania danych osobowych klienta, prawem sprzeciwu wobec przetwarzania, jak również prawem do przenoszenia danych. Prawa te są zwane „prawami osób, których dane dotyczą”.

Aby skorzystać z praw osoby, której dane dotyczą, należy skontaktować się z firmą Staples Business Advantage Poland, korzystając z danych kontaktowych podanych na dole niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.

Należy pamiętać, że firma Staples Business Advantage Poland może wystąpić do klienta o udostępnienie dodatkowych informacji w celu zweryfikowania tożsamości.

Jeśli klient nie życzy sobie otrzymywania bezpośredniej korespondencji marketingowej, należy skontaktować się z firmą Staples Business Advantage Poland, korzystając z danych kontaktowych podanych na dole niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.

10. Czy klient może wycofać swoją zgodę?

Po udzieleniu zgody, klient może ją zawsze wycofać. Proszę pamiętać, że cofnięcie zgody nie ma mocy wstecznej.

Klient może wycofać zgodę na korespondencję handlową klikając łącze „rezygnacja” w ostatniej wiadomości otrzymanej przez klienta.

Jeśli klient pragnie wycofać swoją zgodę na inne czynności przetwarzania, należy skontaktować się z firmą Staples Business Advantage Poland, korzystając z danych kontaktowych podanych na dole niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.

11. Czy klient może złożyć skargę?

Klient może złożyć skargę korzystając z danych kontaktowych podanych na dole niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności. Ponadto, klient może złożyć skargę do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Jak można się skontaktować z firmą Staples Business Advantage Poland?

W razie pytań dotyczących sposobu, w jaki firma Staples Business Advantage Poland przetwarza dane osobowe klienta, na które nie podano odpowiedzi w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności, prosimy o kontakt z privacy@staples-solutions.com

Aby skontaktować się z inspektorem ochrony danych (IOD), proszę przesłać pytanie lub skargę do p. Rafała Jaczyńskiego. Kontakt z IOD: privacy@staples-solutions.com.

13. Kiedy niniejsze Oświadczenie o ochronie prywatności zostało ostatnio zmienione?

Niniejsze Oświadczenie o ochronie prywatności obowiązuje od dnia 2018.05.25. Ostatnie zmiany do niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności wprowadzono dnia 2018.05.25.

 

 

Kontakt
close

Porozmawiajmy osobiście

Skontaktuj się z przedstawicielem Staples, dzwoniąc na numer:

(58) 781 52 00

Możesz również wypełnić poniższy formularz, a wkrótce skontaktuje się z Tobą jeden z naszych przedstawicieli.

Get help PL

Form