Po powrocie do pracy z relaksujących wakacji każdy z pewnością ma mnóstwo świeżości i energii, z którą może podejmować nowe wyzwania, oraz ogromny apetyt na sukces.
Dlatego też nikt nie chce trwonić tej cennej energii na niekończące się spotkania, które wydają się stwarzać więcej problemów niż przynosić rozwiązań. Oto kilka prostych porad pozwalających zwiększyć efektywność spotkań.
Ustal tematykę spotkania
Brak wyraźnej struktury powoduje, że zbyt często spotkania zbaczają na mniej istotne kwestie. Przygotowanie odpowiedniego planu, udostępnienie go jeszcze przed spotkaniem oraz wywieszenie na tablicy w sali konferencyjnej umożliwi wszystkim uczestnikom odpowiednią koncentrację i omówienie najważniejszych punktów w odpowiedniej kolejności.
Ogranicz liczbę uczestników tylko do osób, których obecność jest konieczna
Wydaje się to oczywiste, ale warto zwrócić na to uwagę. Mniejsza liczba osób biorących udział w spotkaniu pozwala skrócić czas jego trwania oraz zwiększyć efektywność. Zatem, przygotowując listę osób do zaproszenia, należy upewnić się, że są one istotnie związane z omawianymi tematami i mogą wnieść coś cennego do dyskusji.
Zwiększ zaangażowanie uczestników
Nie wystarczy jedynie zaprosić odpowiednie osoby, należy także zadbać o ich zaangażowanie. Na przykład podczas „burzy mózgów” można rozdać karteczki samoprzylepne do zapisywania pomysłów lub użyć tablicy 3M do zapisywania uwag.
Używaj stopera
Każdy był chyba kiedyś na spotkaniu, które strasznie się dłużyło. Ustal limit czasu i poinformuj uczestników, że każdy musi się w nim zmieścić. Włącz stoper i ustaw go na stole, tak aby był widoczny dla wszystkich — pozwoli to na sprawny przebieg spotkania i zachowanie właściwej tematyki.
Rozmawiaj na stojąco
Na spotkaniach, na których wszyscy uczestnicy muszą stać, każdy zwykle chce jak najszybciej zrealizować wszystkie punkty pozostałe do omówienia. Spotkania na stojąco są też uważane za o wiele bardziej produktywne.
Ustanów zakaz używania telefonów
Telefony i urządzenia mobilne zawsze odciągają uwagę uczestników. Niektórzy otrzymują połączenia, które po prostu muszą odebrać, a inni wyszukują podczas spotkania informacje online — takie osoby nigdy nie poświęcają pełnej uwagi spotkaniu. Zatem już na początku warto poinformować wszystkich, że na spotkaniu obowiązuje zakaz używania telefonów.
Przygotuj „parking”
Na większości spotkań zgłaszane są różne powiązane z omawianym tematem kwestie, które jednak nie są zbyt istotne. Można uniknąć nadmiernego rozmycia głównego tematu, przygotowując odpowiednie miejsce do „zaparkowania” tych kwestii w celu ich dokładniejszego przeanalizowania w późniejszym terminie. Można je na przykład zapisać na tablicy lub na dużych karteczkach konferencyjnych.
Dzięki tym siedmiu wskazówkom spotkania mogą być krótsze, bardziej efektywne i skoncentrowane na właściwej tematyce — mogą również odbywać się z mniejszą częstotliwością. Należy także pamiętać o słowach amerykańskiego ekonomisty i autora Thomasa Sowella, który wierzy, że „najmniej produktywnymi osobami są z reguły te, które chętnie organizują spotkania”.
Skontaktuj się z przedstawicielem Staples, dzwoniąc na numer:
(58) 781 52 00
Możesz również wypełnić poniższy formularz, a wkrótce skontaktuje się z Tobą jeden z naszych przedstawicieli.
