Nowoczesne miejsca pracy ewoluują, a pracownicy nie są już przywiązani do pracy w biurze. Według badań firmy analitycznej IDC niemal 40% pracowników firm przeszło na częściowo lub w pełni mobilny system pracy. Praca zdalna wiąże się jednak z różnymi wyzwaniami. Ostatnie badanie firmy Dell wykazało, że ponad jedna trzecia pracowników uważa, że praca zdalna negatywnie wpływa na ducha zespołu w ich biurach.
System hot-desking może pomóc zbudować pomost pomiędzy pracą zdalną i biurową. Ideą systemu hot-desking są wspólne biurka — polega on na tworzeniu tymczasowych stanowisk pracy zamiast stałych. Pracownicy, wchodząc do biura, wybierają dowolne biurko.
Jeśli przestrzeń w koncepcji hot-desking zostanie dobrze zaaranżowana i wdrożona z rozwagą, może pobudzić współpracę oraz sprawić, że pracownicy poczują się mniej wyizolowani, wzmacniając tym samym kulturę organizacyjną. System pomaga także małym i średnim przedsiębiorstwom lepiej wykorzystać przestrzeń, ponieważ zmniejsza liczbę niewykorzystywanych biurek.
Ludzie lubią otaczać się gadżetami, rodzinnymi zdjęciami i swoimi ulubionymi akcesoriami biurowymi, takimi jak długopisy i notesy. Hot-desking może to utrudnić, wiąże się z nim bowiem ryzyko, że stanowiska pracy pozostaną zimne i bezduszne. „Biurka stają się zwykłymi powierzchniami, którym brakuje osobistych akcentów”, można wyczytać w raporcie firmy Leitz.
Możesz ułatwić pracownikom nadawanie ich tymczasowym przestrzeniom bardziej osobistego charakteru. Zapewnij im zamykane schowki, gablotki lub szafki do przechowywania własnych rzeczy. Pomyśl o pojemnikach, które można układać jeden na drugim, aby zmaksymalizować ilość dostępnego miejsca do przechowywania i ułatwić pracownikom trzymanie i transport ich ulubionych przedmiotów do nowych biurek oraz utrzymywanie porządku i czystości w całej przestrzeni roboczej.
Badania firmy Kensington wskazują, że ergonomia jest największym wyzwaniem przy wdrażaniu systemu hot-desking. Kluczowe znaczenie ma możliwość dopasowania fotela, biurka i monitora do własnych preferencji.
Zacznij od ergonomicznych foteli wysokiej jakości z możliwością regulacji podłokietników, nachylenia i wysokości. Akcesoria stworzone z myślą o stanowisku pracy mogą jeszcze bardziej zwiększyć komfort i wydajność pracowników. Na przykład system Smart-Fit firmy Kensington obejmuje stojaki na laptopy, oparcia, podkładki pod myszy oraz podnóżki. Pomagają one pracownikom szybko dostosować swoje tymczasowe miejsca pracy do własnych preferencji każdego ranka i zapewniają maksymalny komfort przez cały dzień.
Przeprowadzone w Europie przez firmę IBM badanie wykazało, że osoby, które regularnie pracują zdalnie, zgłaszają problemy dotyczące współpracy i komunikacji ze współpracownikami. Zapewniając swoim pracownikom biuro sprzyjające współpracy, dasz im więcej powodów, dla których będą się w nim pojawiać — w celu przeprowadzenia burzy mózgów na spotkaniach lub po prostu budowania lepszych relacji ze współpracownikami.
„Projekt przestrzeni nie sprowadza się jedynie do zorganizowania środowiska pracy — chodzi o budowanie nastroju, zachęcanie do określonych zachowań i wzmocnienie kultury danej marki”, wynika z raportu firmy Leitz. Spraw, by wspólne przestrzenie stały się bardziej przytulne dzięki komfortowym, swobodnym miejscom siedzącym. Powieś białe tablice ułatwiające zespołom gromadzenie się wokół tego samego miejsca i kreatywne działanie. Szeroka biała tablica Nobo została zoptymalizowana z myślą o dopasowaniu do sposobu pracy używających jej osób. Niewykorzystywana górna i dolna przestrzeń została ograniczona na rzecz wydłużonych boków, dzięki czemu podczas przeprowadzania burzy mózgów nie umknie żadna innowacyjna myśl. W pobliżu tablic umieść pisaki suchościeralne i karteczki samoprzylepne. Te ulepszenia pozytywnie wpłyną na współpracę oraz wzmocnią kulturę firmy.
System hot-desking jest określany jako skuteczny sposób wykorzystania przestrzeni, ale jednocześnie stwarza ryzyko, że biuro stanie się mdłe i nieciekawe. Jeśli biuro ma wyłącznie użytkowy charakter, nie będzie ciepłym i przyjaznym miejscem pracy.
Możesz łatwo temu zaradzić, wprowadzając kolory na całej powierzchni. Badania wykazały, że kolor niebieski pobudza kreatywność, natomiast czerwień pozytywnie wpływa na dbałość o szczegóły. Wyposaż biuro w kolorowe szafki i pudła do przechowywania, akcesoria oraz meble, by uczynić przestrzeń roboczą uzupełnieniem marki Twojej organizacji. Kolorowe pudełka i inne akcesoria mogą rozjaśnić Twoje biuro.
Zaraz po ergonomii, drugim największym wyzwaniem stojącym przed pracodawcami decydującymi się na wprowadzenie sytemu hot-desking jest higiena. Biurka i sprzęt biurowy, taki jak klawiatury, mogą być jednymi z najbardziej niehigienicznych powierzchni w biurze.
Jako że wiele osób korzysta z tego samego stanowiska pracy, ważne jest, by każdy sprzątał własną przestrzeń roboczą i dezynfekował wszystko przed wyjściem. Ułatwiaj pracownikom zachowanie higieny, zapewniając im chusteczki dezynfekujące i środki do dezynfekcji rąk, a także rozpowszechniając wśród nich ten pomocny przewodnik, by zagwarantować im miejsce pracy wolne od zarazków.
Pomimo rozwoju technologii oraz pracy mobilnej, pracownicy nadal potrzebują artykułów biurowych. „Nie zapominaj, że przeciętny pracownik biurowy nadal wykorzystuje ponad 10 000 jednostek papieru rocznie”, można przeczytać w raporcie firmy Leitz - 'Work is where you are'.
Wyposaż biuro w zszywacze, dziurkacze, nożyczki, pojemniki i inne niezbędne przedmioty. Linia produktów Leitz WOW oferuje tego rodzaju artykuły w różnorodnej kolorystyce, dzięki czemu przestrzeń stanie się bardziej przyjazna i zachęcająca.
Skontaktuj się z przedstawicielem Staples, dzwoniąc na numer:
(58) 781 52 00
Możesz również wypełnić poniższy formularz, a wkrótce skontaktuje się z Tobą jeden z naszych przedstawicieli.
