Staples Solutions używa ciasteczek/cookies (i podobnych rozwiązań np. Facebook Pixels, beacony i Javascript) na swoich stronach w celu poprawy ich funkcjonalności i użyteczności, by analizować ruch oraz dla celów marketingowych. W konsekwencji, ciasteczka przetwarzają dane osobowe.  Dowiedz się więcej na temat wykorzystania ciasteczek na tej stronie z naszej Polityki dotyczącej plików cookie. Przeczytaj więcej o tym, w jaki sposób ta strona przetwarza dane osobowe w Polityce prywatności. Klikając przycisk ‘OK’, lub zaczynając używać tej strony, wyrażasz zgodę na funkcjonowanie ciasteczek.

Logo Staples

4 strategie poprawiające współpracę między pracownikami oddziałów a zespołami zdalnymi

Udostępnij:

Współczesne firmy nie działają już tylko w czterech ścianach biura. Członkowie tego samego zespołu mogą z łatwością pracować w różnych krajach, a nawet w różnych strefach czasowych. Praca zdalna oraz elastyczne podejście do godzin jej wykonywania są coraz bardziej popularne i wiele firm zmienia swoją politykę wewnętrzną w tym zakresie. Według badań przeprowadzonych przez totaljobs – jeden z czołowych brytyjskich serwisów z ogłoszeniami o pracę – co piąty pracownik uważa, że jest bardziej produktywny, gdy pracuje zdalnie. Prawie co trzeci pracownik twierdzi, że wolałby zmienić firmę na taką, w której jest możliwość pracy zdalnej.

Ale praca zdalna indywidualna i zespołowa stawia również pewne wyzwania. Współpraca między pracownikami rozproszonymi w różnych lokalizacjach może być trudna. Nawet w świecie rządzonym przez najnowszą technologię, w którym pracownicy porozumiewają się przez maile i komunikatory, możemy mieć poczucie braku łączności.

Jeśli wykorzystasz omawiane tu narzędzia i strategie, Twój zespół będzie lepiej współpracował niezależnie od lokalizacji jego członków.

Przeglądanie notatek w dowolnym czasie i miejscu

W ciągu dnia pracy pewnie zapisujesz notatki, pomysły i zadania w notatniku lub na karteczkach. Robienie odręcznych notatek jest bardziej spontaniczne, ale później czasem trudno je znaleźć.  W dzisiejszych czasach funkcję biura może pełnić każde miejsce – tradycyjne biurko, stół w kuchni, a nawet bramka na lotnisku. W takich przypadkach notatnik nie zawsze znajduje się pod ręką.

A co jeśli musisz znaleźć swoje notatki sprzed kilku miesięcy? – W toku badań odkryliśmy, że ludzie przechowują zapełnione notatniki. Mają ich pełne szafki – mówi Louise Jackson, międzynarodowy menadżer produktu firmy Oxford Business Notebooks. – Ludzie przechowują wszystkie te pomysły i projekty, nad którymi pracowali, ale nie mogą często poźniej z nich skorzystać, ponieważ nie mogą ich odnaleźć.

Rozwiązanie? Trzeba przenieść notatki do chmury, aby miały formę cyfrową.

Jackson jest także menadżerem produktu SCRIBZEE®. To aplikacja, która umożliwia skanowanie notatek odręcznych, sporządzonych w specjalnie oznaczonych notatnikach Oxford. Dzięki niej można zapisywać notatki w chmurze i przeglądać je na dowolnym urządzeniu. Aplikacja SCRIBZEE® jest również kompatybilna z aplikacją do notatek Evernote. Pozwala ona nawet digitalizować notatki sporządzone w SPOT NOTES®, specjalnych kareteczkach samoprzylepnych marki Oxford.

Jackson mówi jeszcze, że: – Notatki papierowe to świetny sposób na zapisywanie i rozwijanie pomysłów. Dzięki aplikacji SCRIBZEE® papier zyskuje cyfrowy charakter.

UWAGA: warto udostępnić ten filmik z YouTube, który pokazuje, jak to działa.

Zachęcaj do spontanicznej współpracy w biurze

Nawet pracując w tym samym biurze, możesz rzadko widywać kolegów, którzy pracują na innych piętrach czy w innych działach. Narzędzia do telekomunikacji cyfrowej, np. e-maile, rozmowy wideo, są tak efektywne, że nie ma miejsca na luźne rozmowy. Ale to podczas takich rozmów współpraca jest najbardziej efektywna.

Spraw, aby pracownicy chętniej opuszczali swoje biurka i pracowali z innymi w przestrzeniach sprzyjających współpracy. Ludzie coraz częściej pracują na laptopach a nie komputerach stacjonarnych, co ułatwia zabranie pracy w inne miejsce. W firmie Oxford pracownicy mają możliwość pracy w miejscach ogólnodostępnych, w których są wygodne kanapy i ekspresy do kawy. Dzięki temu atmosfera bardziej przypomina tę domową.

Warto wydzielić przestrzeń w biurze, w której atmosfera będzie luźniejsza i która będzie formą odskoczni. W takim miejscu pracownicy będą chętniej ze sobą rozmawiać i współpracować. Pomyśl o wykorzystaniu mebli projektowanych do pokoju dziennego zamiast standardowych biurek i krzeseł biurowych. Kanapy, wygodne fotele i stoliki boczne pozwalają zmienić tryb pracy. Jeśli masz pracowników zdalnych lub z innych działów, którzy sporadycznie pracują w siedzibie firmy, będzie to idealna przestrzeń również dla nich.

Sprawdź rozwiązania meblowe Staples  i stwórz w swoim biurze przestrzeń sprzyjającą współpracy.

Organizuj spotkania zespołów poza biurem

Jeśli Twoi pracownicy są rozproszeni lub pracują zdalnie, szczególnie ważne jest, aby od czasu do czasu zebrali się w jednym miejscu i spotkali twarzą w twarz. To pomoże zapobiec ich poczuciu izolacji. W zależności od budżetu i rozmiaru zespołu możesz organizować osobiste spotkania lub sesje robocze co kwartał, pół roku lub raz na rok.

Na takich spotkaniach możesz zebrać główne osoby decyzyjne, które w toku burzy mózgów określą najważniejsze cele. Rozważ również organizację spotkań dla wszystkich pracowników, podczas których podzielisz się firmowymi nowościami czy zorganizujesz zajęcia typu team building, aby stworzyć atmosferę, sprzyjającą zabawie i innowacyjnej kulturze biurowej.

Aby takie wydarzenie było bardziej wyjątkowe, zorganizuj je poza biurem. – Ważne, aby wybrać się w inne miejsce, gdzie pracownicy będą mogli odpocząć od skrzynki mailowej - radzi Jackson. Spotkania w takiej formie pozwalają pracownikom fizycznie i mentalnie oderwać się od codziennych obowiązków i skupić się na budowaniu prawdziwych relacji międzyludzkich.

Spraw, aby wymiana pomysłów była bardziej aktywna

Spotkania rozproszonych pracowników w celu wymiany pomysłów pomagają budować zgranie zespołu, ale działania w zakresie polepszenia współpracy nie powinny się na tym kończyć. Gdy spotkanie się zakończy i każdy pójdzie w swoją stronę, wszyscy powinni pozostać w kontakcie i kontynuować to, co zaczęli.

Notatki sporządzone podczas takich spotkań powinny być dla wszystkich łatwo dostępne. – Po burzy mózgów, wszyscy chcą mieć notatki od razu – twierdzi Jackson. – Notatki, które można bez problemu udostępnić i pobrać, ułatwiają pracę.

Umożliwia to Oxford Smart Flipchart, który również jest kompatybilny z aplikacją SCRIBZEE®. Po prostu zapisuj notatki na flipcharcie i rób im zdjęcia smartfonem. Dzięki aplikacji SCRIBZEE® można zebrać kilka stron w jednym wysokiej jakości pliku PDF i udostępnić go całej grupie. W ten sposób każdy ma natychmiastowy dostęp do notatek i może kontynuować rozpoczętą pracę nawet w rozproszonym zespole.

Narzędzia cyfrowe coraz mocniej kształtują środowisko pracy. Dzięki temu istnieje wiele możliwości komunikacji i współpracy między pracownikami. Proaktywne podejście do wystroju wnętrz biura, sposobu prowadzenia spotkań i doboru narzędzi umożliwiających udostępnianie informacji pomoże utrzymać pracowników w lepszym kontakcie, nawet jeśli są oddaleni od siebie.

Udostępnij:

Czytaj dalej

Kontakt
close

Porozmawiajmy osobiście

Skontaktuj się z przedstawicielem Staples, dzwoniąc na numer:

(58) 781 52 00

Możesz również wypełnić poniższy formularz, a wkrótce skontaktuje się z Tobą jeden z naszych przedstawicieli.

Get help PL

Form