Staples Solutions używa ciasteczek/cookies (i podobnych rozwiązań np. Facebook Pixels, beacony i Javascript) na swoich stronach w celu poprawy ich funkcjonalności i użyteczności, by analizować ruch oraz dla celów marketingowych. W konsekwencji, ciasteczka przetwarzają dane osobowe.  Dowiedz się więcej na temat wykorzystania ciasteczek na tej stronie z naszej Polityki dotyczącej plików cookie. Przeczytaj więcej o tym, w jaki sposób ta strona przetwarza dane osobowe w Polityce prywatności. Klikając przycisk ‘OK’, lub zaczynając używać tej strony, wyrażasz zgodę na funkcjonowanie ciasteczek.

Logo Staples

Złodzieje danych nigdy nie rezygnują

Udostępnij:

Czym jest RODO?

Rozporządzenie RODO nakłada na firmy wymóg wdrożenia odpowiednich procedur bezpieczeństwa przechowywania danych w postaci elektronicznej i papierowej, a w przypadku naruszenia ich bezpieczeństwa – powiadomienia poszkodowanych lub potencjalnie poszkodowanych osób.

RODO ma globalny zasięg i obejmuje wszystkie firmy, które kontrolują lub przetwarzają dane osobowe mieszkańców Unii Europejskiej, niezależnie od umiejscowienia geograficznego tych firm. Wymogi RODO dotyczą zarówno danych osobowych w postaci elektronicznej, jak i papierowych dokumentów, co oznacza, że wszystkie firmy powinny postępować zgodnie z tymi wymogami, jeśli wykorzystują dane osobowe mieszkańców Unii Europejskiej.

Nie tylko dane elektroniczne są ważne

Podczas gdy bezpieczeństwo danych elektronicznych słusznie pozostaje w centrum uwagi większości firm, wiele z nich nie zapewnia wystarczającego bezpieczeństwa danym w postaci papierowej. W rzeczywistości dwie trzecie biur przyznaje, że nie poddaje niszczeniu poufnych dokumentów. W ten sposób firmy narażają się na ryzyko niezachowania zgodności z wymogami RODO, a także wykorzystania ich danych w celu oszustwa i kradzieży tożsamości.

Skutki nieprzestrzegania przepisów RODO

Niezapewnienie zgodności z RODO może skutkować grzywną w wysokości do 20 mln Euro lub 4% łącznych przychodów firmy, zależnie od tego, która kwota jest większa. Ponadto, osoba, której dotyczą dane, ma prawo wniesienia sprawy przeciw firmie na drogę sądową.

Biorąc powyższe pod uwagę, Rexel – wiodąca marka niszczarek do dokumentów - wraz z zakończeniem bieżącego roku i zbliżającym się rokiem 2021 – zachęca firmy do weryfikacji swoich procedur i praktyk dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa danych w postaci papierowej i elektronicznej.

Dobre praktyki

Aby zapewnić zgodność z RODO, firmy muszą dokonać przeglądu trzech głównych obszarów. Podejmując działania w tych obszarach, będą mogły określić przejrzyste zasady zapewnienia bezpieczeństwa danych w każdym aspekcie, co pozwoli zapewnić pełną zgodność ze wszystkimi wymogami.

I obszar - Ludzie

Kluczowe znaczenie mają pracownicy i ich odpowiedzialność za przetwarzanie danych. Firma musi określić przejrzyste zasady, dotyczące poszczególnych pracowników w zakresie prawidłowego zarządzania wszystkimi danymi, zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Podczas ustalania tych reguł powinien zostać jasno zdefiniowany proces prawidłowego niszczenia dokumentów z danymi wrażliwymi, mając na uwadze stopień tej wrażliwości.

II obszar - Procesy

Obszar ten obejmuje procesy realizowane w ramach firmy. Mogą one dotyczyć np. zarządzania przetwarzaniem lub przechowywaniem danych klientów. Kluczowe znaczenie ma dokonanie przez firmę przeglądu wszystkich aktualnych procesów realizowanych w tym obszarze. Po zidentyfikowaniu luk i niedoskonałości istniejących procedur, konieczne jest opracowanie ramowego planu naprawy lub w razie potrzeby - zastąpienia innymi procedurami, aby zapewnić zgodność z wymogami RODO.

III obszar - Technologia

Przegląd i odpowiednie dostosowanie powinno również objąć aktualne zasoby i wymagania w dziedzinie IT. Każda firma ma obowiązek zapewnić takie systemy informatyczne, które będą zgodne z obowiązującymi przepisami, dlatego należy pamiętać o stałym udoskonalaniu oprogramowania i wdrażaniu niezbędnych zabezpieczeń, tak aby uniknąć potencjalnych kar.

Zadbaj o odpowiednie narzędzia do wdrażania procedur

Pamiętaj, aby zapewnić swoim pracownikom wszystkie niezbędne narzędzia do wdrażania procedur RODO. Gwarancję właściwego zabezpieczenia papierowych dokumentów dają wysokiej klasy niszczarki marek Rexel i Leitz. Bezsprzecznym atutem niszczarek Rexel Auto+ jest funkcja automatycznego pobierania papieru, która umożliwia monitorowanie i obsługę techniczną w wielu miejscach i stanowi bezpośrednią zachętę dla pracowników do częstszego korzystania z urządzenia. Z badań wynika, że 53% pracowników ma tendencje do niszczenia dokumentów partiami, co oznacza, że przez dłuższy czas gromadzą na stosie wiele dokumentów zanim uznają, że warto udać się do niszczarki.

Niezależne badania wykazały również, że umożliwienie pracownikom niszczenia za jednym razem większych partii dokumentów sprawia, że poświęcają na to o 98% mniej czasu i mają skłonność do robienia tego częściej.

Udostępnij:

Czytaj dalej

Kontakt
close

Porozmawiajmy osobiście

Skontaktuj się z przedstawicielem Staples, dzwoniąc na numer:

(58) 781 52 00

Możesz również wypełnić poniższy formularz, a wkrótce skontaktuje się z Tobą jeden z naszych przedstawicieli.

Get help PL

Form