Staples Business Advantage

Podnoszenie świadomości bezpieczeństwa

Udostępnij:

Niezależnie od tego, czy pracujesz na danych online, czy poufnych dokumentach, bardzo ważne jest dobranie odpowiednich, aktualnych i dopasowanych do potrzeb zabezpieczeń. Wiele firm przechowuje znaczne ilości danych i informacji online. Dlatego pracownicy muszą być świadomi tego, w jaki sposób obchodzić się z własnymi lub służbowymi danymi.

W maju 2018 roku wejdą w życie nowe przepisy regulujące ochronę danych w firmach. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) zupełnie zmieni sposób posługiwania się danymi i przetwarzania danych osobistych w każdej firmie. Dlatego ważne jest, aby każdy pracownik jak najszybciej poznał nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa.

Wprowadzenie w życie rozporządzenia GDPR będzie pretekstem do podniesienia świadomości bezpieczeństwa w firmie.

To obowiązek każdego pracownika
Ochrona danych jest obowiązkiem każdego, kto pracuje w firmie. Dlatego tak istotne jest, aby każdy członek kadry znał swoje zadania. Nałożenie obowiązków na poszczególne osoby pomoże ustanowić poczucie wspólnej odpowiedzialności i zniweluje błędne postrzeganie ochrony danych jako kwestii dla działu IT. Niezbędne jest podnoszenie standardów bezpieczeństwa i tego, jak postrzegają je pracownicy.

Stworzenie dotyczącego wszystkich szablonu polityki ochrony danych pomoże określić potrzeby w tym zakresie. Co więcej, rozmowy o bezpieczeństwie prowadzone w firmie i we wszystkich jej zespołach podniosą świadomość, że jest to kwestia, która dotyczy wszystkich. Ważne jest, aby pracownicy zrozumieli, że ich hasła muszą być bezpieczne, a ich komputery muszą być aktualizowane na bieżąco, aby oprogramowanie antywirusowe było zawsze aktualne.

Przesyłanie kopii wiadomości e-mail

Każdy słyszał opowieści o pracownikach wysyłających kopie wiadomości do osób, dla których nie były one przeznaczone. Niedbałe wysyłanie wiadomości e-mail to ewidentnie brak świadomości bezpieczeństwa danych.

Przesyłanie kopii wiadomości e-mail do jednej lub wielu osób bez ich pozwolenia prowadzi do udostępniania danych osobowych. Może to w konsekwencji naruszyć zasady ochrony tych informacji. Firmy, które zatrudniają osoby wykonujące prace na zlecenie lub współpracują z innymi firmami, powinny dbać o to, aby do wysyłanych wiadomości e-mail byli dołączani właściwi odbiorcy.

Jeśli chodzi o pracowników, należy zachęcić ich do przesyłania ukrytych kopii i podkreślić znaczenie każdorazowego sprawdzania, czy wiadomość e-mail jest wysyłana do właściwych osób.

Dostęp do firmowych materiałów przez osoby zatrudnione na zlecenie 
Wiele firm regularnie korzysta z pracy osób wykonujących zadania na zlecenie. Może to niewątpliwie powodować wyzwania związane z bezpieczeństwem danych. Tacy pracownicy mogą potrzebować własnych urządzeń do wykonywania przydzielonej pracy, ale mogą także wymagać dostępu do sieci firmowej, aby uzyskać potrzebne im informacje.

Istnieje kilka kroków, dzięki którym Twoja firma może zabezpieczyć swoje dane, które będą udostępniane osobom zatrudnianym na zlecenie. Pierwszym z nich może być ograniczenie dostępu do danych firmy i ukrycie informacji, które nie są konieczne do wykonania konkretnego zlecenia. Jeśli chodzi o wykorzystanie własnego sprzętu, należy zadbać o bieżący przepływ informacji i prowadzenie ewidencji wszystkich urządzeń, które mają dostęp do sieci firmowej. Bezpieczeństwo danych zależy ostatecznie od pracownika zatrudnionego na zlecenie, dlatego warto zadbać o wyegzekwowanie jego zaangażowania w momencie rozpoczynania współpracy.  

Przechowywanie i niszczenie dokumentów

W biurach nadal korzysta się z wydrukowanych materiałów, które są bardzo istotnym elementem codziennej pracy. Bardzo ważne jest, aby określić zasady regulujące prawidłowe obchodzenie się z takimi dokumentami i sposób ich przechowywania. Na przykład nie jest dobrym pomysłem wyrzucenie do śmietnika niepotrzebnych dokumentów, które zawierają poufne informacje. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem będzie niszczarka. Jeśli wydrukowane dokumenty będą potrzebne w późniejszym czasie, warto przechowywać je w szafkach na akta z zamkami lub w innych miejscach, które zabezpieczą ich zawartość.

Stworzenie systemu, który pomoże określić, czy dany dokument ma być zniszczony, czy zarchiwizowany, umożliwi skuteczne zarządzanie tego typu materiałami. Można dodatkowo wdrożyć przejrzysty i logiczny sposób archiwizowania dokumentów, aby łatwo je było później odnaleźć w zamykanych szafkach.

Zapobieganie pozostawianiu poufnych materiałów w miejscach, gdzie wszyscy mogą mieć do nich dostęp

Jeśli pracownicy pracują zdalnie lub przenoszą laptopy bądź inne narzędzia pracy, warto określić zasady, według których mają oni wtedy postępować. Pozwoli to zapobiec udostępnieniu poufnych informacji niepowołanym osobom.

Należy używać haseł i silnej zapory internetowej. Aby uniemożliwić niepowołanym osobom odczytywanie zawartości ekranu podczas zdalnej pracy, można użyć folii prywatyzującej.

Ważne jest uświadomienie pracowników o istocie bezpieczeństwa w biurze. Zachęcenie ich wszystkich do ochrony danych i zastosowanie tego w praktyce pozwoli przygotować Twoją firmę do przyjęcia rozporządzenia GDPR.

Rozwiązania BHP

Więcej informacji

Dlaczego warto przeprowadzić ocenę zabezpieczeń danych?

Więcej informacji

Udostępnij:

Continue Reading

Kontakt
close

Porozmawiajmy osobiście

Skontaktuj się z przedstawicielem Staples, dzwoniąc na numer:

(58) 781 52 00

Możesz również wypełnić poniższy formularz, a wkrótce skontaktuje się z Tobą jeden z naszych przedstawicieli.

Get help PL

Form